This site uses cookies. By continuing to browse the site, you are agreeing to our use of cookies. Find out more

Delegeren

Delegeren

Delegeren: dé belangrijkste vaardigheid voor leidinggevenden?

Een gemiddelde werkdag van een manager kent veel verschillende taken: mensen aansturen en motiveren, kwaliteit waarborgen, zorgen voor interne afstemming en zicht houden op ontwikkelingen in de markt.

Eén van de belangrijkste taken als manager is het delegeren van werk. Je kunt immers niet alles zelf doen. Door taken te delegeren creëer je ruimte, zodat jij je bezig kunt houden met uitdagingen en beslissingen op strategisch niveau. Bovendien krijg je een beter en meer gemotiveerd team door effectief te delegeren.

In dit artikel ga je leren wat effectief delegeren is, wat de meest gemaakte fouten zijn en hoe je succesvol delegeert voor goede resultaten.

Wat is delegeren?

Als je delegeert zet je iemand anders in voor het behalen van een resultaat. Je geeft een taak, inclusief bijbehorende bevoegdheden en middelen, aan een ander. Wel blijf je als manager altijd eindverantwoordelijk voor het resultaat. Als degene aan wie je de taak toevertrouwede niet het gewenste resultaat behaalde ligt dat mogelijk aan jouw stijl van leidinggeven.

Bevoegdheden

Om effectief te kunnen delegeren is het noodzakelijk dat je ook bevoegdheden delegeert, dit zijn machtsmiddelen waarmee iemand iets gedaan kan krijgen. Machtsmiddelen zijn:

  • Beslissingsbevoegdheid
  • Autoriteit
  • Tekeningsbevoegdheid
  • Betalingsbevoegdheid

Middelen

Als je wilt dat jouw team goed zijn werk kan doen is het nodig dat zij beschikking hebben over de vereiste middelen, denk aan budget, aantal benodigde uren of tools.

Verantwoordelijkheid

Ondanks dat je de gedelegeerde taak niet zelf uitvoert blijf je verantwoordelijk voor het resultaat. Dat kan lastig zijn, want hierdoor ben je misschien als manager snel geneigd om toch veel taken zelf te blijven uitvoeren. Als leidinggevende zal je namelijk de schuld op je moeten nemen als de taak toch niet het gewenste resultaat opleverde. Het probleem van een niet gewenst resultaat ligt echter niet altijd bij de uitvoerder van de taak. Onduidelijkheid in het delegeren of tekortkomingen in ondersteuning van de taak kunnen hier aan ten grondslag liggen. Het is daarom belangrijk als manager om in een dergelijke situatie jezelf een spiegel voor te houden en je goed in te lezen over leiderschap. Waar ging het mis en hoe kan dit in de toekomst voorkomen worden?

Waarom managers níet delegeren?

Veel gehoorde kreten van managers om niet te delegeren zijn:

  • “Als ik het zelf doe gaat het sneller”.
  • “Als ik delegeer vermindert mijn toegevoegde waarde voor het bedrijf”.
  • “Als ik het zelf doe is het zoals ik het wil”.
  • “Ik weet niet aan wie ik deze taak zou kunnen delegeren”.
  • “Delegeren kost mij te veel tijd”.

Wanneer juist wel delegeren?

Echter is delegeren cruciaal als leidinggevende. Je houdt hierdoor meer tijd over voor (belangrijkere) zaken, zoals strategische beslissingen en vooruitblikken. Ook ben je vaak niet de meest geschikte persoon voor de taak. Delegeren zorgt daarnaast voor betrokken medewerkers die autonoom en zelfstandig kunnen werken en het naar hun zin hebben.

Delegeren zorgt, mits goed uitgevoerd, voor een win-win situatie. Dit betekent overigens niet dat je alle taken kunt delegeren. Stel jezelf de volgende vijf vragen om te bepalen wat je wel en wat je niet kunt delegeren:

  • Is dit een taak die iemand anders kan doen, of is het essentieel dat ik deze taak zelf doe?
  • Is er iemand uit mijn team die de benodigde informatie of expertise heeft (of kan krijgen) om de taak te voltooien?
  • Biedt deze taak iemand de mogelijkheid om te groeien en (nieuwe) vaardigheden te ontwikkelen?
  • Is dit een taak die in de nabije toekomst in vergelijkbare vorm zal terugkeren?
  • Heb ik momenteel voldoende tijd om effectief te delegeren? M.a.w. heb ik tijd voor een goede briefing, beantwoorden van vragen, voortgangscontrole en voor het doorvoeren van aanpassingen mocht dat nodig zijn?

Als je meerdere van bovenstaande vragen met “ja” kunt beantwoorden is het waarschijnlijk zinnig om de taak te delegeren.

Welke taken kun je delegeren?

Maak regelmatig een inventarisatie van taken om te kijken wat je hiervan zelf wilt blijven doen. Taken die je kunt delegeren zijn taken die:

  • Ook door een ander gedaan kunnen worden.
  • Beter door een ander gedaan kunnen worden.
  • Anderen moeten leren.
  • Anderen leuk vinden om te doen.

Er zijn uiteraard ook enkele taken die je niet kunt delegeren, zoals conflicten, jouw kerntaken en het behouden van overzicht en controle.

Aan wie delegeren?

Nadat je weet welke taken je kunt delegeren is de volgende beslissing aan wie je de taak gaat geven.

  • Welke vaardigheden en expertise zijn nodig voor de taak?
  • Wie uit jouw team heeft deze vaardigheden en expertise, of moet hieraan werken?
  • Wie heeft ruimte om de taak op zich te nemen, of bij wie kun je ruimte creëren?
  • Kies degene die het beste past op basis van skillset, interesses en ontwikkelingsmogelijkheden.

Als je momenteel krap zit qua tijd is het niet handig om te delegeren aan iemand die minder bekwaam is en zodoende meer sturing nodig heeft. Deze medewerker kun je wellicht beter later een taak geven, wanneer je meer ruimte hebt voor begeleiding. Slechte ondersteuning bij delegeren aan onervaren personeel zal namelijk meer tijd kosten dan het oplevert.

Wat levert delegeren op?

In veel gevallen is het verleidelijk om toch de taak zelf uit te voeren. In het begin is dat sneller en vaak ook beter. Toch zijn er enkele belangrijke voordelen die succesvol delegeren je opleveren:

  • Je bespaart (op den duur) tijd.
  • Je hebt meer tijd voor jouw kerntaken.
  • Je motiveert jouw team.
  • Je benut de kwaliteiten van jouw team.
  • Je ontwikkelt de vaardigheden van jouw team.

Als je carrière wilt maken als leidinggevende is het cruciaal dat je leert om effectief te delegeren. Hoe meer bevoegdheid je krijgt, des te meer mensen zal je aansturen en des te meer zal je moeten delegeren.

Effectief delegeren volgens de Rentmeester-methode

Effectief delegeren is niet eenvoudig, dit komt onder andere omdat je naast de taak ook eigenaarschap dient te delegeren. Stephen Covey spreekt over delegeren aan de rentmeester, in plaats van delegeren aan de knecht.

Uiteindelijk is het belangrijkste bij delegeren niet hoe iets gebeurt, maar dat het goed gebeurt. Het gaat dus niet om de methode, maar om het resultaat.

Het delegeringsgesprek is het gesprek waarin je de taak overdraagt naar één van jouw teamleden. Je benoemt daarin duidelijk het gewenste eindresultaat, richtlijnen en middelen. Indien van toepassing kun je ook afspraken maken over gewenste tussenresultaten. Tijdens dit gesprek is het van belang om niet enkel gericht te zijn op de taak die uitgevoerd dient te worden, maar ook op de onderlinge relatie. Delegeren is namelijk bij uitstek de manier om de vaardigheden en competenties van een teamlid te doen toenemen. Door meer autonomie te geven verhoog je het zelfvertrouwen en de motivatie. Na het delegeringsgesprek laat je jouw teamlid zelf aan de slag gaan, met zo min mogelijk tussenkomst van jou (tenzij diegene er zelf om vraagt).

Om succesvol te delegeren aan ‘de rentmeester’ moet je duidelijkheid scheppen omtrent de volgende vijf factoren.

Gewenste resultaten

Als je niet duidelijk kunt verwoorden wat je verwacht, wat het resultaat mag zijn, dan is het lastig voor welke medewerker dan ook om exact te leveren wat jij wilt. Benadruk wat er moet gebeuren, laat open hoe dat gedaan kan worden. Focus dus op het gewenste resultaat, niet op hoe iemand iets moet doen. Er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden. Neem de tijd om helderheid te creëren over het gewenste resultaat. Pas als jullie beiden hetzelfde resultaat voor ogen hebben kan de taak effectief worden overgedragen. Indien er een deadline is, is het belangrijk om dit van te voren duidelijk te melden zodat de verwachtingen helder zijn.

Richtlijnen

Wees niet te strikt in hoe iemand iets moet doen, maar geef wel enkele globale richtlijnen om iemand de juiste richting in te sturen. Deel als het ware de ‘regels’ die iemand dient te volgen voor deze taak. Als jij zelf eerder deze taak hebt uitgevoerd, deel dan eventuele tips of valkuilen waar je zelf ingestapt bent. Wees eerlijk over je eigen fouten, zodat degene aan wie je delegeert die fouten niet hoeft te maken.

Middelen

Zorg dat er duidelijkheid is over welke middelen jouw medewerker kan gebruiken om het afgesproken resultaat te behalen. Middelen zijn:

  • Budget
  • Tools
  • Andere collega’s
  • Extra uren

Consequenties

Wees duidelijk en eerlijk over de consequenties als het beoogde resultaat wordt opgeleverd, maar ook als het resultaat niet wordt behaald. Consequenties bij gewenst resultaat kunnen zijn: meer verantwoordelijkheid of bijvoorbeeld een financiële beloning.

Tussenresultaten beoordelen

Indien nodig kun je tussentijds de voortgang controleren en ondersteuning bieden bij de uitvoer van de gedelegeerde taak. Een tussenresultaat kan bijvoorbeeld zijn: een plan van aanpak of de uitwerking van een concept, voordat wordt gestart met de uitvoer.

Belangrijk bij een tussenresultaat beoordeling is dat je positieve, constructieve feedback levert over hetgeen dat is opgeleverd. Hiermee vergroot je het zelfvertrouwen van jouw medewerker. Bovendien heeft hij hier meer aan dan wanneer je enkel zegt wat er niet goed is. Vraag waar de ander tegenaan loopt en help hem met het zoeken naar een geschikte oplossing. Dat wilt zeggen: stel goede vragen om diegene zelf de juiste richting op te sturen. Neem het werk niet terug, daarmee ondermijn je de ander. Zorg er ook voor dat er niet ‘omhoog gedelegeerd’ kan worden. Dit houdt in dat de ander het probleem weer terug bij jou legt. Als dit gebeurt is het belangrijk om gelijk weer de taak te delegeren naar de ander en extra nadruk op ownership te leggen, zodat degene zich zelf verantwoordelijk voelt voor het resultaat.

Mocht het tussenresultaat erg tegenvallen en heb je geen vertrouwen dat de medewerker het gewenste resultaat zal leveren, neem dan de taak terug. Dit is overigens enkel een laatste redmiddel omdat je hiermee het zelfvertrouwen van de ander, en mogelijk jullie onderlinge relatie, schaadt. Vraag jezelf goed af: heb ik de juiste medewerker gekozen en was mijn instructie wel goed?

Het eindresultaat beoordelen

Na voltooiing van de taak kun je het eindresultaat doornemen met degene aan wie je gedelegeerd hebt.

  • Is het beoogde eindresultaat behaald?
  • Wat ging goed in de uitvoering?
  • Waren er obstakels of verbeterpunten voor een volgende keer?
  • Wat zijn de positieve of negatieve consequenties voor de gedelegeerde?
  • Is het de bedoeling dat de medewerker deze, of soortgelijke taken, in de toekomst blijft uitvoeren?

Conclusie

Als manager is het cruciaal dat je effectief leert delegeren. ‘Delegeren aan de rentmeester’ is hierbij een handige methodiek, omdat je daarmee niet alleen de taak maar ook eigenaarschap delegeert. Delegeren kan enkel succesvol gebeuren als je duidelijkheid weet te scheppen over het gewenste eindresultaat, beschikbare middelen en mogelijk wat richtlijnen geeft. Het kiezen van de juiste persoon om aan te delegeren vergt in het begin wat extra tijd. Richt je niet alleen op jouw beste medewerkers, maar ook op medewerkers die juist veel groeipotentie hebben. Houd er rekening mee dat effectief delegeren in het begin veel tijd kost. Echter, dit verdient zich later dubbel en dwars terug!